数字化办公系统会议室铸就会议场景,延展会议价值

发布日期:2023-05-24 浏览次数:1324

大楼内办公的华东建筑设计研究院,项目遍布全国各地,故而外地员工常常需要到上海总部组成临时项目小组,甚至很多外地同事经常需要线上参会。人员依据项目机动改变,办公地点也不固定,相互沟通非常依赖大大小小的会议。会前电话反复确认参会人员时间、邮件发送会议资料、人工抢占会议室的传统会议方式,会消耗参会人更多的工作时间。

云思会议利用数字化管理系统打造数字化办公系统会议室,将企业会议的会议召集、会议准备、会议执行、会后管理进行全生命周期管理,为华建集团提高会议效率。

首先将所有参会人(人)、会议设施(物)、会议室(场)在线化、可视化,然后使用者就可以实时在线查看会议室的空缺时间、参会人的会议安排、会议设施的布置情况,直接省去了会议邀约时反复沟通参会人时间的繁琐。

会议预约的同时,系统内直接设置好主持人、记录人、请假审批人等多种身份角色,同时可以申请茶歇或纸笔等个性化会议服务。预约成功后,会议的时间、地点、会议角色会自动通过邮件或短信发布给参会者,对内沟通一键达成!

在参加人员众多的会议,如论坛、培训、圆桌会议等场景下,通过合理安排让参会人员尽快找到自己的座位,是维持会场秩序的重要环节。

云思数字化会议系统,在会议预约时可以加入参会人员座次排布图。数字化办公系统会议室内提供U字型、回字型、自定义等多种布局模版,同时可进行主席台、主屏幕、桌子、座位等添加、删除等操作,实现会议室布局的配置和管理。

华建世博滨江大厦分布了大大小小125间会议室。数字化办公系统会议室不必担心找错会议室,会议看板会将今日会议列表展示得清清楚楚。

会议室门口的状态屏可供确认会议名称,多色灯带直观地展示会议室占用情况,甚至可以通过状态屏刷卡进行会议签到。

数字化办公系统会议室的优势不止于此。为贯彻低碳无纸化会议,每间会议室都配备了电子墨水屏席位卡,可以将坐席信息、签到二维码自动同步进电子席位卡,人性化提示参会人员快速入座,还能有效提升会议体验。

会后待办事项是常常被忽视的重要会议成果。在云思会议数字化管理系统中,会议记录人上传会议纪要后,可以设置待办事项、指定督办人员,会议结果可跟踪可控制,将会议效果最大化。

同样的,所有会议室使用情况、部门会议情况等真实数据会利用BI和可视化技术进行会议效率分析,量化会议成本,提高会议价值。

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