云思智慧办公系统,打破空间桎梏提升办公效率

发布日期:2023-07-14 浏览次数:1111

拥有一间独立办公室,是许多上班族的期望,独立办公室方便接待访客会谈,具有良好的私密性和保密性,同时也是一种权威和特权的象征,但是有研究表明独立办公室往往是最低效的空间类型,远远落后于在会议室、会客室、普通工位。独立办公室带来的原有办公优势实在难以割舍,是否有替代方案呢?云思智慧办公系统致力于打破空间限制,提升办公效率。


独立办公室指与开放办公室(区)相反,专人专属的有封闭型隔断的办公室。独立办公室避免了很多烦恼。比如说,你不会知道隔壁小丽早上吃的是韭菜馅饼;比如说,你不知道自己是怎么知道旁边陈姐外甥的大表姐相亲如何又失败了;然后你戴上耳机,听了20首歌只写了4行代码;再比如你突然灵光乍现用1天干完了原本需要2天干完的活,想奖励一下自己准时下班,然鹅看了看从早上开始就一本正经百度“如何写一份合格产品文档”的小李同学,你又不得不坐了下来。

传统的开放式办公有时确实会把上班变成一种慢性的公开处刑。其实不仅于此,根据悉尼大学的一项针对办公环境的调查显示,人们对开放式环境的不满程度远远大于封闭式办公室——有 14 项评分比封闭式办公更糟,包括温度、空气质量和声音隐私等。但对大部分企业,独立办公室显然不是职员标配。

绝大部分公司,高管都有自己的独立办公室。如部门经理这样的中层干部,很多也有自己独立的办公场地。企业愿意负担独立办公室的高运营成本,通常是因为那些高岗位层级特有工作职能。比如,作为专属的会谈空间、方便的保密场所、作为公司格局对外形象展示、树立领导权威的权力象征。


独立办公室给领导个人带来的办公便利性,也是利于企业整体办公效率的吗?“如果对整个蜂巢没有帮助的话,再勤劳的蜜蜂也不会产生价值。” ——几年前开始在麻省理工学院媒体实验室(MIT Media Lab)研究办公空间的Ben Waber说。有人通过比对试验观察发现,当领导牺牲“环境舒适性”“私密性”等等独立办公室优势,而和团队处在同一个局部开放办公区之后:

☉领导和团队成员更易成为相互学习的对象;

☉相互监督使迟到(我们并没有暗示迟到者包括领导)、开小差等现象减少;

☉沟通更加简单高效,各自忙不忙一目了然;

☉团队会议时间大幅度减少,问题被碎片化分解解决。

实际上,不仅在互联网行业如Google、Facebook,另外如联合利华等快消品行业巨擘,已经不在办公区设立高管独立办公室,领导必须在开放区和大家一起办公。


我们必须面对一个事实,如果用一个算式来表示办公空间绩效:把单位时间、单位空间区域内出现的有价值办公事件或工作物作为分子,把空间面积乘以单位时长作为分母(工作场所管理角度称为办公空间绩效),

如果在开放区办公又不想放弃独立办公室的优势,应该怎么办呢?

专属会议怎么办?现在可以通过云思智慧办公系统实现,按照职级、任务优先级,实现会议室匹配,并可通过服务呼叫系统实现比独立办公室更加人性化的会务与接待服务。

拜访接待和企业形象展示怎么办?可通过云思智慧办公系统空间共享办公室预定与智慧门牌方案,在时间段内预定更高规格的办公室,作为临时专属办公室使用,节约企业大量成本。同时,智慧门牌可联动各级门禁、迎宾系统,实现外部访客接待的智能化。

保密性怎么办?云思智慧办公系统智能工柜和生物识别让物理文件随时处于“非请勿入”的监管之下;内外网络安全与文件管理方案让电子文档也实现“非请勿出”。当然归根结底,保密,是一种习惯,而不是通过若干隔断解决的问题。

云思智慧办公系统是根据场景赋予资源,而不是反过来。办公室设计、规划、分配问题仅仅是智慧办公的小小一隅。企业办公依然是商业行为,离不开互利协作和尊重人性。

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