云思智慧办公空间管理,打造数字化办公体验

发布日期:2023-07-27 浏览次数:1018

每天上班进出工作场所,无需携带工卡只要刷脸就能无感通行;外勤人员回公司办公,提前预约工位就能满足专注工作的空间需求;上门拜访,无需接待引导,客户只需线上预约即可被引导至指定地点;疫情反复,即使在家办公也能与同事开会,沟通协作效率在线……这些,都是数字化给企业带来的办公空间管理的全新体验。

当前,数字化引发的新浪潮正席卷而来,颠覆、重构我们的生产、生活。随着城市办公空间租金的持续攀升、政府和企业对于绿色楼宇的可持续合规性要求日趋严格,叠加全球疫情的反复波动,未来的办公模式将会发生巨大变化。企业迫切需要发展办公空间管理新范式,以满足持续变化的需求。

01 混合办公新趋势

根据 WORKTECH 学院进行的大中型企业房地产领导意见调查显示:生命科学行业的远程办公比例为 50%,而在金融行业,许多银行已经宣布将远程办公的比例调整为 60%,这意味着员工每周将只有三天会在办公室里工作。越来越多的企业采取ABW新型工作模式,即混合办公模式。

ABW(Activity-based Working,即以办公事务为基础的移动办公模式)是一种企业转型策略,目的是针对员工在办公场所中不同类型活动,提供不同的空间使用选择。不强迫每个人在一个固定座位上进行所有形态的工作,ABW取而代之的是鼓励员工移动到最适合的场所来进行不同类型的工作,有利激发他们的创造力并更高效地开展工作。

新趋势对企业办公空间管理提出了新的要求。一方面,需要提供足够的空间变化,满足不同的任务需求,同时能够迅速改变,成为促进工作的高效工具。另一方面,和以前可以通过定期的日常考勤来保证稳定和可预测的办公室占用率相比,现在则需要考虑更多动态的因素。这些要求对于许多使用年限已超过 20 年且预计可以再使用年限超过 50 年的办公楼宇而言,构成了极大的挑战。

02 围绕事务的空间新格局

为了满足人们不同场景下的活动顺利进行,企业需要提供多样化的活动空间满足需求。

1. 专注区

在专注区中配置固定工位、共享工位等,满足人们不同程度的专注工作需求。固定工位采用集中分配的方式。管理员可以按照企业空间规划和部门需求,将固定型工位、办公室等空间单元进行多种模式分配,如:直接分配给个人模式、部门直管模式、项目直管模式等,满足自用、外包、集团协作、项目临时团队等场景。

共享工位采用员工预约使用的方式。没有固定工位的员工进入公司办公时,可以提前预定一个共享工位,或者现场扫码预定工位,满足短期工作的工位使用需求。通过配置共享工位,企业可以增加空间容纳人员的弹性,减少空间成本投入和闲置浪费,提高空间使用率。

在专注区,空间数字化还通过工位状态屏、空间看板、工位人体感知传感器、工位控电以及环境照明联动联控等手段,辅助行政人员敏捷管理,保障办公空间的安全有序,提高办公空间管理的数智化体验。

2.协作区

现代工作场景中,人与人之间的协作越来越频繁,企业追求高效的协作。空间数字化在划分出协作区,在其中配置电话亭、卡座、洽谈室、不同规模的会议室等满足不同规模、不同用途的沟通会议需求。

人们可以通过预约或先到先得的方式使用协作区的空间设施。

此外,空间数字化还配备空间看板、空间状态屏等前端设备,帮助用户快速了解各类空间的位置和忙闲状态。在会议室中,配置人体感知传感器、环境联动联控设备、智慧屏等硬件设施,提高空间使用率,以及帮助人们获得更好的空间使用体验。

3. 社交区

现代职场,人们注重工作之余的职场社交。通过设置社交区不仅帮助人们在工作之余放松休憩,还能达到社交的目的。社交区空间类型包括:休息区、茶水区、阅读区以及健身娱乐区等。空间数字化通过在这些区域中设置出传感器、环境联控系统、以及状态屏、空间看板等硬件设施,帮助人们实时了解社交区空间状态,高效使用空间设施服务。

03 数字驱动空间决策

办公空间管理如何满足企业快速变化的空间需求?乌卡时代企业如何更好的降本增效?成为企业办公空间管理者亟需解决的问题。空间数字化构建一套空间规划、空间运营、空间盘点和空间优化的空间管理机制,借助空间大数据帮助企业数字化决策,帮助企业控制成本满足不断变化的弹性空间需求。

1. 空间规划

在企业空间成本中,工位占比较高。通过引入共享机制,将使用率低的工位资源释放出来,满足不经常在公司办公人员的短暂工位使用需求,从而大幅降低运营成本。

2. 空间运营

在空间数字化的基础上,通过建立一套分配、共享的机制,实现空间的多级管理,满足高流动性人群的空间使用需求。同时,借助空间可视化,降低办公空间管理的门槛和管理难度,空间管理员不再只是面对海量数字管理空间,大幅提高工作效率。

3. 空间盘点

资源的使用效率需要可量化、可追踪。空间数字化建立空间盘点流程,定期对企业办公空间的资源数量和使用情况实施盘点,帮助空间管理人员识别运营管理中存在的问题。

4. 空间优化

在空间盘点的基础上,空间管理员可以调整空间分区的资源配置、调整固定共享的比例、优化空间运营规则,从而实现空间资源的效能最大化。

结语

以数字技术为基座的数字化,让人们对世界的认知产生了颠覆性改变,也让技术范式的颠覆成为必然。

数字化带来的新思维、新技术、新模式,使人类社会的技术体系、组织架构、商业模式、产业形态被重构,企业纷纷开始数字化转型,但这并不是终点,未来一定还会有更多的重构,云思将一如既往专注于泛办公场景数字化,为组织带来更大的灵活性、效率和创新能力,为社会发展带来更多的机遇和成果。

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