云思数字化会议系统,助力上药控股数字化办公再上新台阶

发布日期:2023-08-03 浏览次数:1649

在企业的日常运营中,会议是必要的沟通和决策工具。人们常常被会议所淹没,以为会议决议能推动企业发展,但忽视了会议的成本和效率问题。会议的成本并不仅仅是参会人员的时间成本,还包括场地成本和后勤保障等方面,而会议效率低下会加剧会议成本的浪费。为有效促进会议降本增效、提高管理效率、节约资源,云思数字化会议系统给上药控股出妙招。

数字化会议系统

上药控股

上海医药集团股份有限公司是沪港两地上市的大型医药产业集团。上药控股有限公司(简称“上药控股”)直属上海医药集团股份有限公司,是一家以药品分销为核心的全国性现代医药供应链服务企业,经营中心网络遍布全国17个省市。

近几年,随着我国对科技创新的日益重视,配套医改政策不断推进,加上疫情等突发公共卫生事件,医药企业生存环境从高速增长转向高质量增长,经历过高速发展阶段的上药控股如今采用数字化工具逐步迈向智能化、数字化。

数字化会议系统

上药控股总部大楼中,驻扎着众多子公司及临时项目组人员。在这样员工人数多、身份复杂的大楼中开会,对会议全流程管理要求都非常高。云思将企业会议的会议召集、会议准备、会议执行、会后管理全生命周期内的人、物、行为、活动、内容等各种会议要素数字化、在线化、信息化、智能化,助力上药控股在会议各类场景实现数字化升级转型。

会议预约节约沟通成本

上药控股数字化会议支持线上预约,预约时可按条件筛选选择会议室、设备、会务服务等会议需求标签。会前大量的行程沟通、场地设备预定、茶餐等服务预定事务浓缩在一个会议召集动作中,快速形成会议方案,节约大量沟通时间。

数字化会议系统

(会议室列表清晰明了)

会议室门口设有会议状态屏,屏上直观地展示会议室的当天会议安排,状态屏四周的灯带展示会议室状态,包括预约、占用、空闲等状态的直观表达。

数字化会议系统

(灯色指示会议室是否占用)

对于临时到上药控股开会的外来人员,没有会议系统账号怎么办?会议室门口设有会议状态屏,屏上预留快速会议入口,不需要登录系统,手指一点预约会议,随时随地轻松锁定会议室。

数字化会议系统

(一点预约快速会议)

数字化会议系统可以制定周期性会议规则,自动将周期性会议与会议室简化流程,减少了重复预约和审批,使公司年度例会专人规划、高效落实。

数字化会议系统

(周期性会议展示)

会务服务提高会议质量

会议预约的同时还可以自定义会议座席,上药控股可以通过图形化的排位方式,实现参会人员角色、职位在线编排,提升会议效能和会议质量。

数字化会议系统

(直观的座位排布)

为将节约会议成本贯彻到底,会议预约界面明确标注了会议服务项目与报价,例如本间会议室每小时单价、会议设备借用价格、会议茶水和用餐预定服务及单价等等,既扩充会议服务范围,方便会务提前准备,同时为会议成本核算提供数据依据。

数字化会议系统

(自选会议服务)

云思为数字化会议系统预留OA接口,未来上药控股的会议预约完成后,时间、地点、主题内容、会议资料等信息将通过短信或邮件方式自动发送给参会人,参会人可实时查看会议安排,提高沟通和协同效率。

会中提高会议效率

上药控股大楼日常办公人数众多,在周期性会议占用之后,空闲会议室就属于紧俏资源。为了敦促大家严格控制会议时长,除了规定每间会议室按小时计费之外,超出预定时间的会议室也需要重新审批。

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当然为了节约会议成本,会议如果提前结束,组织者还可以在系统内点选会议提前结束,及时释放会议室结束计费。长期以往,养成敏捷会议的习惯后,大家的会议流程会越来越精简,会议室的利用率也会越来越高。

数字化会议系统

(会议结束及时释放会议室)

会后精细化管理

会议结束后,会议室使用费用、会务资源费用将自动分类整理,定期向部门或子公司进行成本申报,使会议成本计算有迹可循,有证可依,促使会议室使用者更注重会议成本控制,同时便于上药集团内实现精细化管理。

总体会议情况、各部门会议分布情况、综合会议列表、待办完成情况等全局统计信息,将在上药控股数字化会议系统内进行汇聚、沉淀,自动构建可视化模型,帮助管理者了解会议室资源规划是否合理,例如是否将大型会议室划分为更多小型会议室,或者是否增加高频预约的服务,进而优化资源利用效率和成本控制。

数字化会议系统

(可视化图表分析)

“十四五”时期是医药产业向创新驱动转型、实现高质量发展的关键五年,是医药工业产业结构调整的关键时期。为助力上药控股搭乘数字化东风,云思数字化会议系统以数字化泛办公为核心,向下对接上药控股原有的OA、信发、预约等系统,向上满足顶层应用需求,满足客户数字化、在线化、敏捷化会议需求,携手上药控股实现降本增效,逐步驶入发展的快车道。

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