紧跟国家数字化转型要求,云思智慧“政会通”解决方案落地上海市经信委

发布日期:2024-01-19 浏览次数:619

  上海市经济和信息化委员会(下称“上海市经信委”)是上海市政府的重要部门,主要负责推动上海市经济和信息化的发展、推进工业升级和创新、加强能源和环境保护等方面的管理和监督工作。中央专门出台了《中央八项规定》及实施细则,对精简会议活动、提高会议效率和质量做出了明确的规定。另外,中共中央、国务院印发的《扩大内需战略规划纲要(2022-2035年)》中提出,加快传统线下业态数字化改造和转型升级,并依据此提出了众多政策支持。为积极响应政策,同时如何将先进的会议管理思想、体系、方法论,与新一代信息技术融合,应用到会议规范管理和会议过程管理中,为自己旗下企业做出数字化转型新榜样,是上海市经信委亟待解决的问题。



  上海市经信委在听取云思会议数字化解决方案(政会通®)的相关汇报后,了解到政会通专为提高政府会议效率,促进会议决议高效落地,加深会议成果执行效果。上海市经信委率先推行会议数字化转型,为所辖企业及兄弟部门做出积极表率。




打造一体化平台  夯实会议场景“地基”

  上海市经信委处室众多,且与其他兄弟委办局共用一座办公楼,虽然楼内配置了一定比例会议场所,但委办会议、党组会议、专题会议众多,业务会议频繁,会议室资源相当紧俏。

  云思政会通®数字化会议解决方案,利用新一代物联网及数字化技术,将政府会议的会议召集、会议准备、会议执行、会后管理全生命周期的会议活动进行整合与打通,通过将各类会议活动中的人、物、场景数字化、在线化、信息化、智能化,实现政府会议的数字化转型,为各级政府机关提高会议效率,发挥会议效能,增强政府执行力提供了新一代的会议应用及管理工具。



信息同步是关键  破除角色“拥堵点”

  为了应对会议室供不应求的情况,数字化会议预约应运而生。上海市经信委原来的会议预约系统仅能实现线上会议室预约,可线上预约情况与线下会议室实际状态脱节,无法真实反映会议室的使用情况和会议进程情况。

  政会通®提供线上线下多端会议预约方式,并在会议室门口设置会议状态屏,实时展示本会议室的会议议程、时间等信息,展示内容更直观、真实,有效避免会议室资源使用冲突,提高会议室使用率。


(会议占用,指示灯变为红色)


  会议预约成功后,会议通知自动发送至参会人手机,大量节约会议发起人沟通成本。


(会议列表清晰明了)


  在会议准备阶段,会议发起人可通过会议议题编排管理工具一站式完成议题管理及议程编排。通过过程与资料数字化终端,参会人可以提前预览会议议题和会议资料,避免了议题资料错漏、遗失、重复的情况。



(会议议题及资料上传)



场景应用更温暖   提高管理“便捷性”

  上海市经信委所在大楼办公单位众多,会议室也分布在不同楼层。为节约参会人寻找会议室的时间,云思在楼层电梯厅设置会议引导屏,直观地显示会议室位置和每个会议室当日所有会议安排,方便参会人员查询并准确抵达目标会议室。



(会议引导屏)


  政府会议对参会人座次要求极高,云思政会通®以电子席卡代替纸质坐席卡,同时联动智慧会议数字化平台,自动获取人员及座位信息,动态显示人员及会议信息,人性化提示参会人员快速入座,不仅减少了纸质耗材使用,降低了会务成本,还能提高会前准备便捷性,提升会议体验感。


(会议电子席卡)



智能服务更高效  提升参会“体验感”

  为使会议的主持人、参会人、汇报人获得足够的会议参与感与体验感,云思政会通®在会议召开过程中为各参会角色分配了不同的权限功能。比如:

  主持屏提供议题预先设置、资料多端共享、时间提醒等服务,辅助主持人合理管控会议流程及时间,极大地方便上海市经信委节奏快、时间紧的会议模式,使会议流程更规范,会议目标更明确。


(会议主持屏)


  传统会议中,会议资料的打印、分发往往会造成纸质浪费、资料外泄、文件分发或携带不便的问题。政会通®为上海市经信委打造的参会屏,除了完美解决纸质会议资料的弊端外,可以解决会议过程中资料与会议进度同步的问题,提升参会人体验感与参与度。


(会中涂鸦可打包带走)


  会议过程控制严格按照议程进行,超时提醒、议题时长调整统统在主持屏上轻松搞定。


(超时提醒)


  与此同时,会议进度也会实时更新在侯会室内的候会屏上,实时提示当前议程动态信息,方便会场外侯会人员及时获取会议进程,候会更加从容。


(候会屏)


  会中参会人员可以通过参会屏,一键呼叫服务。会务人员可以通过系统同时为多个会议室,提供更加高效、精准的即时服务,提高会议规格和流程规范性。


(会中呼叫服务)



会议效果有保障  深化会议“价值感”

  会议的目的通常是为了做出决策、讨论问题或制定计划。为保证会议决策和行动落地,会议结束后对会议效果的跟踪同样重要。

  云思政会通®可以更方便地连接会议与数字化档案。一会一档,构建会议与数字化会议纪要的连接,实现会议决议、知识的沉淀,全文会议信息检索,提高会议纪要的有效利用率,激活会议内容价值。


(会议档案截图)


  办公室人员在系统内创建待办、交办、督办事项,进行事项跟踪和管理,确保会议决议通过待办督办管理工具得到落实和处理。


(代办督办)


  另外,委领导可以通过可视化视图表了解会议统计信息,高效掌握不同处室开会频率与时长,为提高会议效率、降低会议成本提供数据支撑。


(会议看板)


  如今,互联网和信息化正在冲击中国社会的方方面面,我国政企都在搭乘技术革新的东风,不断引进先进、科技、创新的数字化产品,践行低碳高效的办公宗旨。上海市经信委紧紧跟随国务院关于数字化转型的要求,结合自身情况,率先通过数字化手段降低会议成本、延展会议价值,为上海市委办局的行政管理数字化转型做出了典范。

  云思政会通®将先进的会议管理思想、体系、方法论,与新一代信息技术融合,应用到会议规范管理和会议过程管理中,顺应数字化转型浪潮,持续为更多的企业、政府单位提供专业的会议数字化解决方案,助力企业及政府单位提升会议效果、规范会议管理,为会议管理敏捷力赋能。